El VIS funciona gracias a una gigantesca base de datos que intercambia información las veinticuatro horas del día sobre la entrada y salida de extranjeros con visados de corta duración en los 25 países de la zona Schengen.

Con este sistema las solicitudes de visado se gestionarán mucho más rápidamente gracias a la utilización de los datos biométricos, huellas dactilares e imagen facial digitales. Todas las gestiones serán más rápidas y no será posible la usurpación de identidad.

En la zona Schengen se expiden unos 13 millones de visados anuales, con el VIS la expedición y comprobación de la autenticidad de los visados se agiliza. Si alguien que ya ha tenido un visado solicita uno nuevo, la comprobación de los antecedentes y de la fiabilidad del solicitante será rápida. La huella dactilar digitalizada se almacenará durante cinco años, después se borrarán.

El VIS no funcionará de inmediato en los consulados de los países Schengen en todo el mundo, se irán incorporando progresivamente región por región. Al norte de África le seguirá Oriente Próximo Israel, Jordania, Líbano y Siria, y el Golfo y Yemen. En unos dos años, todas las oficinas consulares de los Estados de la zona Schengen estarán conectadas al VIS.